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時限調整の中の人のブログ

株式会社FreeNowという会社で日程調整ツール「時限調整」を作っています。誰もがメンドウだと思う日程調整が少しでもラクになる方法を研究し、発信していこうと思います。

調整さんを使う時、やっておいた方がいいこと(理由編)

前の記事で「調整さんを使う時、やっておいたほうがいいこと」を紹介しました。

  1. メンバー全員の名前を登録し、◯だらけの出欠表を作る
  2. 招待リンクをシェアするときに、1.のことをメッセージに含める
  3. 絶対に動かさない期限を2日後に設ける

これらをすると、「出欠表を作ったのに誰も予定登録をしない」「みんなやたらと✕が多い」といった日程調整ツール"あるある"が起きにくくなります。この記事ではその理由について紹介したいと思います。

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なぜ"◯"だらけの出欠表だと日程調整ツール"あるある"が起きにくいのか?

理由①:自分の名前が登録されてしまった時点で当事者であることを避けられない

 

こう考えてみて下さい。突然、誰かが教室で「(自分の名前)は暇人」と書かれた紙を壁に貼り出す・・・ 「おいおい待てよ!」となりますよね?

この例の通り、この手法はかなり強引です。しかし事前に企画そのものをやるかどうかキチンと話し合って合意を得ておけば、反感を買う恐れはないでしょう。その分、全員に招待リンクを確実に踏ませるための手法としては非常に効果があるのです。

理由②:招待リンクにアクセスした時に「白紙の出欠表」を見せずに済む

当たり前ですね。幹事が◯だらけにしたんですから笑 でもその心理的な効果はとても大きいです。

 

理由③:◯を✕にする作業の方が心理的に楽

まず幹事が名前を登録しておくと、メンバーが名前登録しなくていいだけ、楽です。

さらに、もし◯✕が全て未入力だと、メンバーは全ての候補日について参加可否を判断していかなければなりません。しかし幹事が◯がを予め入力しておくことで、メンバーは都合が悪い日を✕にするだけで済むようになります。

つまり、候補日一つ一つを追っていかなくても、手帳を見て都合が悪い日を見つけて、その日を✕にするだけでよくなるのです。この手法は自ずと基準がはっきりするので、全体として◯の数が多くなり、幹事としても日程が合わせやすくなります。

 

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 理由④:もはや「◯だらけ=暇人」ではなくなる

もともと幹事が全部◯にしたわけですから、「全部が◯の人=うっかり忘れてて予定を編集しそこねた人」という可能性が考えられます。そのため集計期限になった時に、「全部が◯の人=本当に予定がない人」と言い切れなくなるのです。

絶対に動かさない期限を2日後に設ける理由はここにあります。全部◯の人が「いやー忘れてたわー」と言い訳をするとき、期限が短いほどその真実味が増します。それに期限を延長してしまうと、本当に◯だけの人が✕を増やさなければならなくなってしまいます。

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理由⑤:結果として日程を決める判断材料が期限までに得られる

この手法では、少なくとも「期限になっても出欠表が真っ白」ということにはなりません。むしろ都合が悪い日がある人はさっさと◯を✕にしてくれているはずなので、期限を迎えたときの出欠表からは「候補日ごとの✕の数」を、信頼性の高いデータとして得ることができます。

 

これだけやっても"あるある"は起きるかもしれない

いかがでしたか?理由を聞く限りではナルホドと思うかもしれません。しかし実際のところ、◯✕式日程調整ツールが機能するかしないかは、メンバーの信頼関係や親密度次第だと思います。(本当に元も子もないですね。) 結果的に「自分の予定をオープンにする」ということは避けられないので、 お互いのことを良く知らない間柄では◯✕式日程調整ツールを使うのは厳しいと言えます。逆に親しい間柄ではわざわざこんな面倒くさいことをしなくてもすんなり日程調整ツールを機能させられます。

 

そもそも日程調整ツールは「合うため・集まるため」に使うものですから、いちばん大切なのはやはり「会いたい・集まりたい」と思っているかどうかです。ですのでくれぐれも日程調整ツールを使う前には、メンバーの気持ちの確認を怠らないようにしましょう。

 

 

というわけで、

「会いたい人・集まりたい人たちがいます!」という人たちはぜひ時限調整を使ってみましょう。

時限調整では予定登録をしないと結果が見れない仕組みになっているので、リンクに飛んで誰もいない結果画面を見ることはありません。また、「都合の悪い日時を塗りつぶしていく」という予定登録方式をとっているので、予定登録も手帳を見ながら機械的にサクサクできます。(ここでは「◯を✕にするほうが楽」という理論が応用されているわけです。)さらに、「全員の予定を重ね合わせた状態で表示する」という仕組みなので、結果画面では誰がどんな予定登録をしたかがわからないようになっています。

他にもさまざまな工夫が仕込まれた時限調整では、幹事経験がなくても確実に日時を見つけることができますので、ぜひ使ってみて下さい。

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www.zigenchosei.com

 

それでは!